Jak napisać służbowego maila w języku angielskim

Listopad 2016

Pisanie służbowych e-maili w języku angielskim to często dość niebezpieczne zadanie. Ryzykujemy przekłamania, niezgrabne sformułowania, "kalki" z polskiego: e-mailowa korespondencja służbowa w języku Szekspira wymaga prawdziwego know-how. Aby pomóc Ci uniknąć typowych pułapek, prezentujemy kilka praktycznych porad i wyrażeń idiomatycznych, które mogą Ci się przydać podczas redagowania e-maila, w różnych kontekstach, jak również kilka źródeł, do których możesz sięgnąć, by pogłębić swoją wiedzę w zakresie anglojęzycznej korespondencji służbowej.


Ogólne zasady

Temat wiadomości

Tak jak w języku polskim, pole "temat " powinno precyzyjnie i ściśle odsyłać do treści wiadomości. Temat powinien opisywać cel/powód, dla którego rozpoczynamy korespondencję. W chwili przeczytania tematu e-maila odbiorca powinien wiedzieć dokładnie, czy chodzi o:

Nawiązanie kontaktu
Prośbę
Prośbę o podanie szczegółów
Wznowienie kontaktu
Zgłoszenie kandydatury
Reklamację
Czy też odpowiedź na zadane pytanie itp.

Dobrym sposobem na dobór "słów kluczowych" jest wpisanie tematu maila po zredagowaniu całej wiadomości i dokładnym jej przeczytaniu. Po tym, jak wybraliśmy temat, należy zadać sobie proste pytanie: czy bez znajomości treści maila temat wiadomości pozwala łatwo domyślić się, co mail zawiera?

Jak rozpocząć e-mail

Dopuszczalnych jest wiele zwrotów – rzecz jasna ich dobór zależy od tego, jak dobrze znamy adresata, jaka jest nasza relacja służbowa z tą osobą, a także, jak często z nią korespondowaliśmy do tej pory. Należy jednak pamiętać, że ogólnie rzecz biorąc korespondencja służbowa w języku angielskim nie jest aż tak oficjalna, jak w języku polskim czy np. francuskim.

Jak zwrócić się do adresata

Zwrot nieformalny: "Hello Mark" czy też nawet "Hi Mark" (zakłada relację "równy z równym", w przypadku dłuższej korespondencji).

Zwrot formalny: "Dear Mark" (neutralne), "Dear Mr. Smith" (bardzo formalne, zwłaszcza w przypadku, gdy zwracamy się do klienta).

Adresat nieznany (np. w przypadku kandydatury): "To whom it may concern".

Wyrażenia wprowadzające i treść wiadomości

Zdanie wprowadzające powinno wyraźnie wskazywać cel wiadomości, zgodny z tematem. Nie jest konieczna długa prezentacja nadawcy na początku maila, jako że podpis (w którym należy dokładnie przetłumaczyć swoje stanowisko na angielski) będzie zawierać bliższe informacje na temat Twojej tożsamości. Niektóre spośród poniższych zdań mogą się przydać także w treści e-maila:


Nawiązanie kontaktu:

I'm writing in connection with (+ temat maila).
I am writing with regard to (+ temat maila).
Your name (or your email contact) was given to me by (jeśli trzeba objaśnić).
I am writing to you on behalf of.

Odpowiedź:

Thank you for your consideration on that matter/regarding (gdy dziękujesz za odpowiedź na prośbę, którą wcześniej złożyłeś).
Thank you for your availability/quick answer (gdy dziękujesz za szybką odpowiedź).

E-mail informacyjny (neutralny/pozytywny/negatywny):

I'm writing to let you know that (neutralny).
I (we) am (are) delighted to tell you that (pozytywny).
We regret to inform you that (gdy przesyłamy odmowę dotyczącą prośby adresata).

Zapytanie:

I'd be very grateful if you could (formalne).
Would you be so kind as to (formalne).
Could you please? (neutralne).

Wznowienie/kontynuacja korespondencji:

To this day, I haven't received any answer from you regarding... I would like to kindly remind you that...
Further to...
With reference to...

Podziękowania:

I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (bardzo formalne).

Prośba o informację/objaśnienie:

Could you give me some information/tell me more about...
I'm interested in receiving...
There are several points we don't quite understand regarding... Would you mind giving more details about...

Jak zakończyć e-mail

W zależności od rodzaju wiadomości dopuszczalne są różne sformułowania:


If you need any additional assistance, please contact me (np.: kontakt z klientem po odpowiedzi podającej szczegóły dot. działań, które należy podjąć).
If you need any further information, feel free to contact me. (np,: proponując, by osoba, do której piszemy, mogła się z nami skontaktować).
Thank you in advance...(zapytanie sformułowane w wiadomości).
I look forward to hearing from you soon (aby grzecznie zakończyć wiadomość).

Niektóre formuły grzecznościowe kończące e-mail (Yours faithfully, Yours sincerely) stosuje się raczej w korespondencji tradycyjnej – pocztowej.

W przypadku e-maili ogólnie przyjęte formuły to:

Kind regards
Best regards
Regards (do kolegów)

Załączniki, wiadomość przekazana dalej

Cztery (ogólne) dopuszczalne sformułowania:


Please find attached (attachment oznacza "załącznik").
Hereby attached.
Please find enclosed (rzadziej stosowane).
Please find below (np.: zwracamy uwagę na tekst przekazany adresatowi).

Brytyjska i amerykańska odmiana języka angielskiego

Pewne kwestie językowe/ortograficzne różnią się w przypadku brytyjskiego i amerykańskiego angielskiego.


Niektóre słowniki dwujęzyczne polsko-angielskie lub jednojęzyczne zaznaczają te różnice, np. Wordreference.

Kalki polsko-angielskie, struktura zdań, interpunkcja

"Kalka " oznacza niezręczność językową, którą zdarza się nam popełnić na piśmie, zwłaszcza w kwestii budowy zdań czy akapitów. Niektóre struktury (przyzwolenie - although, zdania przeciwstawne, związki przyczynowo-skutkowe itp.) mogą sprawić, że zdanie będzie się wydawać zbyt długie i niezrozumiałe.

By nie wpaść w tę pułapkę (zdań wielokrotnie złożonych), radzimy stosować raczej zdania krótkie, następujące po sobie w sposób logiczny, z użyciem wyrażeń będących łącznikami logicznymi (indeed, that's why, besides, however) itd.

Korzystaj także ze znaków interpunkcyjnych, by podkreślić związki logiczne miedzy zdaniami (dwukropek, nawiasy z wyjaśnieniem, przecinki). Zobacz tutaj – praktyczny przewodnik po angielskiej interpunkcji.

Przydatne linki

Wyrażenia przydatne podczas pisania e-mail służbowych
Przydatne wyrażenia i opis, jak należy je stosować (wiadomości służbowe)

Zobacz również :
Ten dokument zatytułowany «  Jak napisać służbowego maila w języku angielskim  » opublikowany przez CCM (pl.ccm.net) jest udostępniany na licencji Creative Commons. Możesz kopiowaći modyfikować kopie tej strony, na warunkach określonych przez licencjęi wymienionych w niniejszym tekście.